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Un outil de gestion doit aider votre équipe à travailler avec des informations cohérentes. Pour préparer un projet ERP, commencez par observer comment une demande, une vente ou une commande circule aujourd’hui dans l’entreprise.
1. Suivre un cas concret
Prenez une opération récente et reconstituez ses étapes : qui reçoit la demande, qui la valide, où les données sont saisies et comment le dossier est clôturé. Parlez aux personnes qui réalisent ces actions au quotidien.
Repérez les ressaisies, les fichiers parallèles et les validations qui restent dans une conversation. Distinguez un incident exceptionnel d’une difficulté récurrente : les deux ne demandent pas nécessairement la même réponse.
2. Définir les règles et les données
Les écrans ne suffisent pas à décrire le fonctionnement d’un ERP. Il faut préciser le sens des données, les droits d’accès et les règles de validation. Ces choix doivent être compris avant de migrer des fichiers existants.
- Quelle source fait référence pour les clients, les produits et les prix ?
- Qui peut consulter, modifier, valider ou annuler une opération ?
- Quelles informations doivent rester traçables ?
- Quelles connexions sont nécessaires avec les outils déjà utilisés ?
- DemandeEnregistrer les informations à la source.
- ValidationIdentifier la personne et les règles de contrôle.
- ExécutionSuivre l’avancement et conserver une trace.
3. Commencer par un périmètre maîtrisé
Choisissez un premier parcours à améliorer et décrivez les conditions de réussite. Par exemple : une commande peut être suivie de sa création à sa livraison sans recopier ses informations dans plusieurs fichiers.
Testez ce parcours avec les personnes concernées et des données de démonstration. Prévoyez le nettoyage des données, la formation et une procédure de retour en arrière avant la bascule. Les fonctionnalités suivantes pourront s’appuyer sur ce premier périmètre validé.
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